POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Grupo empresarial H&D SAS acogiendo y dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de nuestra Constitución Política, adopta y aplica la presente Política para el tratamiento de los datos personales. GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS, manifiesta que garantiza la intimidad, derechos a la privacidad, y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas las actividades, las cuales tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.

Se compromete a no revelar la información que se digita o transfiere a nuestra empresa, de acuerdo con las normas de la Ley 527 que reglamenta el Comercio Electrónico en Colombia y la Ley 1581 de 2012 sobre el uso de datos confidenciales. Con la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se suple dejando sin efecto acuerdos y políticas expedidas con anterioridad.

Grupo empresarial H&D SAS para dar cumplimiento a las políticas  de  protección  de  datos  y  a  las  obligaciones  de  la  Ley  1581  de  2012,  sus  Decretos  Reglamentarios  y  las  demás  normas  que  la  complementen,  adicionen, enriquezcan  o  modifiquen, tiene en  cuenta lo siguiente para el manejo de información y datos personales

La información personal es uno de los activos más importantes, por lo tanto, el tratamiento de esta información se realiza con sumo cuidado y atendiendo lo establecido por la ley, garantizando a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho del Hábeas Data.

La  información  que  se  encuentra  en  la  Base  de  Datos  propia ha sido obtenida  en  desarrollo de la actividad de GRUPO EPRESARIAL H&D SAS, su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y normatividad legal.

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ALCANCE DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS:

La Política de Protección de Datos Personales de GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS e se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales, que para GRUPO EPRESARIAL H&D SAS sea objeto de Tratamiento como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales.

El Tratamiento de los Datos Personales se deberá hacer en los términos, condiciones y alcances de la autorización del Titular y/o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud, producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en la política, podrá dirigirse a la Carrera 50 #128B-32  de la ciudad de Bogotá, Colombia, con teléfono de contacto (031) 7704530 y correo electrónico:. info@grupohyd.com.co

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS, con sede principal en la Carrera 50 # 128B-32 de la ciudad de Bogotá, Colombia, con teléfono de contacto (031) 7704035 y correo electrónico: info@grupohyd.com.co, será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.

FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

La finalidad de la Política de Protección de Datos Personales busca:

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1. Instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley.

2. Generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.

La finalidad de GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS con respecto a la recolección y tratamiento de Datos Personales frente a:

CLIENTES:

Busca llevar a sus Clientes y Suscriptores información y beneficios de valor agregado, los cuales considera son útiles para el ejercicio de la venta de productos cosméticos, ropa, Outsoursing y todos los productos o servicios que comercialice GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS o sus filiales.

Por consiguiente, el Usuario o cliente que acepta que GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS  lo contacte por diferentes canales como teléfono fijo, teléfono celular, mensajes de texto a su celular, correo electrónico y redes sociales, para ofrecerle información y beneficios, brindándole información, beneficios y ofertas.

EMPLEADOS:

Esta finalidad incluye específicamente los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado.

PROVEEDORES:

Contacto permanente para solicitud de cotizaciones y gestión  de  las  relaciones  comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento según la razón social de GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS.

VISITANTES:

GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS recibe en sus instalaciones visitantes, teniendo en cuenta que toda la venta de los productos y servicios se hace de manera presencial o virtual, La información que suministran los visitantes a manera de control de acceso, es registrada por recepción, quienes manejan su planilla de ingreso, buscando obtener control frente a posibles incidentes de seguridad e identificación de las personas que ingresan a la zona y a las instalaciones de GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS.

DEFINICIONES:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

11. Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

 

AMBITO DE APLICACIÓN:

Las políticas de tratamiento de Datos Personales deben ser conocidas y aplicadas por todos los funcionarios, empleados, dependencias, clientes y prove

proveedores y distribuidores de GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS.

BASE DE DATOS DE GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS:

Las políticas y procedimientos aplican a la Base de Datos que maneja GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS. y serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley.

CONSULTA DE LA POLÍTICA:

La Política de Protección de Datos Personales debe estar anunciada, presentada y dispuesta en el sitio oficial de GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS.” WWW.GRUPOHYD.COM.CO”, presentando fácil consulta y acceso por parte del público en general.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

Los titulares de los datos personales, son las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS.

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales, los cuales los pueden ejercer en cualquier momento:

 

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS. está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados al encontrar que sus datos se encuentran parciales, incorrectos, inexactos, 

incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado o sea expresamente prohibido.

2.Ser informado por GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS., respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

3. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos, y las garantías constitucionales y legales.

4. Solicitar prueba de la autorización otorgada a GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS.

6. Acceder y consultar de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

ACTUALIZAR, CORREGIR,  RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS DEL TITUAR:

El titular de los datos personales puede solicitar a GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS. por medio de la tiquetera (https://grupohyd.com.co/contacto/ ) de solicitudes, que sus datos personales tratados sean actualizados, corregidos, rectificados o suprimidos, si así lo desea ó si considera que existe incumplimiento a cualquiera de los deberes en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en la presente Política.

Para poder efectuar la actualización, corrección, rectificación o supresión, el Titular debe tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:

1. Nombre completo e identificación del titular de los datos.

2. Descripción detallada de los hechos que dan lugar de la solicitud.

3. Datos de ubicación del titular como la dirección, departamento, ciudad y teléfono de contacto.

4. Descripción del procedimiento que desea realizar (actualización, corrección, rectificación o supresión).

5. Y si considera necesario adjuntar documentos que soporten la solicitud (este punto es opcional).

Recibida la solicitud del Titular de los datos personales por medio de la tiquetera (https://grupohyd.com.co/contacto/ ) de solicitudes, con los puntos correctamente diligenciados para tramitarla de manera al responsable o encargado del tratamiento, manteniendo abierto el caso en un término no mayor a cinco (5) días hábiles desde la fecha su recepción, tiempo en el que se debe dar respuesta y solución a la solicitud. Así mismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado a la persona encargada de darle solución (competente); si quien la recibe no está legitimado para responderla, tendrá quince (15) días hábiles contados a partir del día de recepción de la solicitud para atenderla.

 

De no cumplir el Titular con los puntos correctamente diligenciados para tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento, se le solicitará al Titular (interesado) la corrección de los requisitos dentro de los siguientes cinco (5) días a la fecha de recepción. Al transcurrir quince (15) contados a partir de la fecha, desde que se le solicita al Titular el cumplimiento de los requisitos establecidos, y no obtener respuesta alguna o insistir en el procedimiento equivocado, se asimilará como desistimiento de la solicitud.

Si por parte de GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS, no ha sido posible dar respuesta a la solicitud dentro del término señalado, se le informará al Titular (interesado), listando y detallando los motivos por los cuales no fue posible atender su solicitud y notificándole la fecha en la que será resuelta.

REVOCAR LA AUTORIZACIÓN PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES:

En cualquier momento el titular de los Datos Personales puede revocar la autorización para el tratamiento de sus Datos Personales suministrados a GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS; para ello debe gestionar la solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, detallando el objeto de su solicitud.

El Titular de los Datos Personales para poder gestionar la revocación ante GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS, debe llevar a cabo los mismos pasos y requisitos consagrados en el procedimiento para actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos personales.

CONSULTAS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES:

Los Titulares podrán consultar su información personal que tenga GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS, quien a su vez estará dispuesto a suministrar toda la información que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de Datos 

Actualizar la información conforme se obtengan los datos, de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

Conservar la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, utilizando mecanismos digitales y reglas de seguridad necesarias para mantener el registro de la forma y fecha. GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS establece los repositorios electrónicos para salvaguardar la información.

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASE DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO:

GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que debe entregar a las autoridades competentes. Para efectos del registro de la Base de Datos, se realizará un procedimiento teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

1. Cantidad de bases de datos con información personal.Cantidad de titulares por cada base de datos.

2. Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los titulares.

3. Tipode  datos  personales  contenidos  en  cada  base  de  datos,  a  los  que  serealiza tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.

4. Ubicación física  de  las  bases  de datos Al respecto  se  preguntará  si  la  base  de datos  se  encuentra  almacenada  en  medios  propios,  por  ejemplo archivadores  o servidores  (dependiendo  de  si  se  trata  de  un  archivo  físico  o  una  base  de  datos electrónica), internos o externos a las instalaciones físicas del responsable.

5. Cuandoel  tratamiento  de  los  datos  personales  se  realice  a  través  de  un(os) encargado(s) del tratamiento, se solicitarán los datos de identificación y ubicación de ese (esos) encargado(s)

6. Medidas de  seguridad  y/o  controles  implementados en la  base  de  datos  para minimizar los riesgos de uso no adecuado de los datos personales tratados.

7. Información sobre  si  se  cuenta  con  la  autorización de los  titulares  de  los  datos contenidos en las bases de datos.

8. Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).

REDES SOCIALES:

Las redes sociales como Facebook y Twitter, constituyen plataformas complementarias de divulgación de la información (comunicación), las cuales son de gran interconexión de los medios digitales de los usuarios y no se encuentran bajo la responsabilidad de GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS por ser ajenas a la empresa.

Toda la información que los usuarios proporcionan en las redes sociales en las que participa GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS, como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta Política, siendo de total responsabilidad de la empresa prestadora de esa plataforma.

TRATAMIENTO DE DATOS COMERCIALES:

GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS tramitará los datos comerciales e información financiera que considere necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para toda celebración de contratos con terceros. Los datos de los mismos, serán tratados con la intimidad, derechos a la privacidad, el buen nombre de las personas, dentro del proceso del tratamiento de datos personales, y durante todas las actividades que tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.

Para tal efecto, se reglamenta la firma del Acuerdo de Confidencialidad para la entrega de Datos con todos los proveedores.

TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS DIRECTOS DE LA EMPRESA:

Todos los datos suministrados por los empleados de GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS serán almacenados, compilados, utilizados, compartidos, consultados, transmitidos, intercambiados y transferidos, para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos como empleador.

Toda la información relativa a los empleados o ex empleados de GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS e, serán conservados con el fin de que la Compañía, pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden, de acuerdo con la legislación laboral Colombiana.

Al momento del ingreso a GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS de empleados nuevos con contrato laboral, es requisito que al momento del inicio de sus labores asignadas, manifiesten conocer, aceptar y aplicar las Políticas de Protección de Datos Personales.

Para dar por finalizado el proceso de vinculación de un nuevo empleado en GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS, es necesario garantizar de el empleado la firma y aceptación de la presente política.

VIDEOVIGILANCIA:

GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS informa a sus empleados y visitantes sobre la existencia de mecanismos de seguridad, por medio de la notificación en anuncios de la videovigilancia en sitios visibles.

GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS cuenta con un sistema de videovigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios estratégicos en el interior de sus oficinas e instalaciones, lo cual está establecido en los derechos del tratamiento de datos para los empleados y personas naturales. Manifestando que la información recolectada solo se utilizará con fines de seguridad de los empleados, personas naturales, bienes y activos que en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba en cualquier momento que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite.

Los archivos obtenidos de la videovigilancia se almacenan en un sistema que cuenta con condiciones de seguridad con todo el rigor necesario para tal fin y solo tiene acceso el personal del área administrativa, en cuya vinculación se firmó el acuerdo de confidencialidad.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA:

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Toda información no contemplada en la presente política, se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

La actualización de la Políticas de Protección de Datos Personales dependerá de las instrucciones y lineamientos de la Dirección Ejecutiva de GRUPO EMPRESARIAL H&D SAS, así como de las extensiones reglamentarias del ente de vigilancia y control, la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cualquier inquietud  adicional  nos puede escribir al correo info@grupohyd.com.co   los  mensajes  serán  atendidos a la mayor brevedad posible.

 

Realizada el día 2 de diciembre de 2020

 

Firma

 

 

Representante Legal.